Ratgeber
Die Fotos der Gäste eines Events einsammeln.
Von Max Bryselbout · Aktualisiert im August 2026
Eine Tagung, eine Taufe, eine Einweihungsparty und ein Geburtstag haben wenig gemeinsam, außer diesem: Die besten Fotos schlafen in den Handys der Gäste, und sie kommen dort nie wieder heraus. Die Mechanik, um sie zu holen, ist überall dieselbe. Was sich ändert, ist das Publikum.
Die Mechanik: drei Handgriffe, kein Konto
Ein Album, vor dem Event angelegt, ein Link, und ein QR-Code, der vor Ort hängt. Der Gast hält die Handykamera auf den Code, das Album öffnet sich im Browser, er lädt seine Fotos und Videos hoch und zeichnet mit seinem Vornamen. Schritt für Schritt steht das im Ratgeber zum Foto-QR-Code: Er ist für die Hochzeit geschrieben, aber nichts darin ist auf die Hochzeit beschränkt.
Eine Regel gilt für jedes Publikum: Jede zusätzliche Hürde kostet dich Gäste. Eine App installieren siebt einen guten Teil aus, ein Konto anlegen einen weiteren, eine Adresse von Hand eintippen noch einen. Der Handgriff muss in zehn Sekunden passen, sonst findet er nicht statt. Alles andere ist Komfort; das hier ist die Bedingung.
Was sich von Publikum zu Publikum ändert
Die Familie, über drei Generationen
Das ist das Publikum einer Taufe, einer Kommunion oder einer Babyparty: Der Altersunterschied ist hier am größten. Rechne nicht damit, dass die Ältesten von selbst scannen. Der Handgriff ist ihnen fremd, nicht schwer: Bestimm pro Tisch eine Person, die ihn einmal mit ihnen macht, statt zu hoffen, dass das Schild für sich selbst spricht.
Und ein Teil der Familie ist gar nicht da. Der Link im Familien-Gruppenchat ist genauso viel wert wie der QR-Code vor Ort: Die Abwesenden sehen das Album wachsen, und wer alte Fotos hat, lädt sie gleich mit hoch.
Kolleginnen und Kollegen
Bei einer Firmenfeier oder einer Tagung und bei einer Abschiedsfeier in den Ruhestand liegt das Problem umgekehrt: Scannen kann jeder, aber niemand ist sicher, ob er hochladen will. Das Handy ist oft ein Diensthandy, und die Frage, wer diese Fotos sieht und wie lange, ist berechtigt.
Beantworte sie, bevor sie gestellt wird, in einem Satz in der Einladungsmail: wer den Link hat, wo die Fotos liegen, wann das Album schließt, wie man ein Foto von sich entfernen lässt. Was du als organisierende Person zu beachten hast, steht in Event-Fotos und DSGVO. Eine Sammlung im Unternehmen, die dazu schweigt, füllt sich halb so gut.
Der Freundeskreis
Ein Junggesellenabschied, eine Einweihungsparty, ein Geburtstag im Freundeskreis: das Publikum, das am leichtesten mitmacht, und am schwersten zusammenzubringen ist. Alle teilen ohnehin schon, aber an vier Orten gleichzeitig: Storys, die nach vierundzwanzig Stunden verschwinden, zwei Gruppenchats, und jemand, der in keinem von beiden ist. Öffne das Album gleich am ersten Abend. Bei diesem Publikum ist nicht die Beteiligung das Thema, sondern das Zeitfenster.
Gemischtes Publikum
Ein runder Geburtstag, eine Hochzeit, ein Dorffest, ein Vereinsjubiläum: Gürtel und Hosenträger. Der QR-Code auf jedem Tisch, eine Durchsage zu Beginn des Essens, der Link per Nachricht danach. Jeder Kanal fängt die auf, die die beiden anderen verpasst haben.
Der richtige Zeitpunkt: davor, dabei, danach
- Davor. Öffne das Album, wenn die Einladungen rausgehen, und leg den Link hinein. So bekommst du die Vorbereitungen, die Anreise, den Vorabend: Fotos, an die niemand denkt, wenn er danach fragt.
- Dabei. Der QR-Code hängt, und vor allem: eine Ansage. Ein Satz vom DJ oder von der Person, die den ersten Toast spricht, tut für die Beteiligung mehr als jedes Schild: Ein stummes Schild inmitten der Deko wird wie Deko angesehen.
- Danach. Eine einzige Nachricht mit dem Link, innerhalb von zwei, drei Tagen: Das ist der Moment, in dem die Fotos vom Ende des Abends eintreffen. Lass das Album danach mindestens zwei Wochen offen; am Montagmorgen zu schließen kostet die Hälfte der Ernte.
Beim Volumen rechnest du mit drei bis fünf Fotos je Gast, der mitmacht. Nicht die Zahl der aufgenommenen Fotos macht also ein mageres oder ein volles Album, sondern der Anteil der Gäste, die hochladen. Die ganze Rechnung steht in wie viele Fotos pro Gast: Sie ist auf eine Hochzeit gemünzt, aber das Verhältnis lässt sich übertragen.
Wo der Code hängen sollte, je nach Ort
- Festsaal: ein Aufsteller pro Tisch, dazu ein großes Format am Eingang und eines an der Bar. Die Tische leisten die Hauptarbeit: Es ist der einzige Moment, in dem die Leute sitzen.
- Draußen, abgelegener Ort: in den Schatten, ein QR-Code in praller Sonne liest sich schlecht. Und teste den Empfang von genau dieser Stelle aus, bevor du druckst.
- Tagung: auf die Startfolie und auf die Namensschilder. Niemand steht auf, um ein Plakat am Ende des Saals zu scannen.
- Zu Hause: der Flur und der Kühlschrank. Bei einer Einweihungsparty oder einer Babyparty wirkt der Link in der Einladung oft besser als jeder Aushang.
Format und Texte haben ihre eigene Seite: das QR-Code-Schild richtig machen, und der kostenlose Schild-Generator, wenn du das PDF sofort willst.
Derselbe Code, und nicht nur Fotos
Hinter dem Code auf den Tischen öffnet das Gästebuch drei Wege, etwas zu hinterlassen: einen Text bis zu tausend Zeichen, eine Sprachnachricht bis zu zwei Minuten oder ein kurzes Video bis zu einer Minute. Nichts zusätzlich zu installieren, weiterhin kein Konto: Der Vorname genügt zum Unterschreiben. Was dabei zusammenkommt, ist das, was sonst nie gesagt wird. Bei fast jedem Event ergreifen ein, zwei Personen das Wort und die dreißig anderen trauen sich nicht; wer nie nach dem Mikrofon gefragt hätte, nimmt vom Stuhl aus gern vierzig Sekunden auf.
Eine Einstellung, die du vor dem Tag kennen solltest: Die Beiträge können nur für die organisierende Seite lesbar sein oder für alle, die Zugang zum Album haben. Das Gästebuch lässt sich auch ganz schließen, wenn du nur Fotos willst. Die Einzelheiten stehen auf der Seite zum Gästebuch und im Ratgeber zum Foto- und Video-Gästebuch.
Was das kostet
Medley ist in der Testphase: unbegrenzt Fotos und Videos, in Originalqualität, Live-Diashow inklusive, und es wird nichts berechnet. Das Album wird mindestens bis zum 31. Dezember 2026 aufbewahrt. Die Einzelheiten stehen auf der Preisseite, und die anderen möglichen Methoden werden ohne Schönfärberei in Fotos der Gäste einsammeln verglichen.