Recopilar las fotos de los invitados de un evento.

La mecánica: tres gestos, ninguna cuenta

Un álbum en línea creado antes del evento, un enlace y un código QR a la vista en el sitio. El invitado apunta al código con la cámara del móvil, el álbum se abre en el navegador, sube sus fotos y sus vídeos y firma con su nombre. El funcionamiento está detallado paso a paso en la guía del código QR de fotos: está escrita para una boda, pero nada de lo que dice es exclusivo de una boda.

Hay una regla que vale para cualquier público: cada paso que impones te cuesta invitados. Instalar una aplicación elimina a una buena parte, crear una cuenta elimina a otra, teclear una dirección a mano elimina todavía a más. El gesto tiene que caber en diez segundos, si no, no ocurre. El resto es comodidad; esto es la condición.

Lo que cambia de un público a otro

La familia, en tres generaciones

Es el público de un bautizo, de una comunión o de una baby shower: la diferencia de edad está en su máximo. No cuentes con que los mayores escaneen por su cuenta. El gesto les resulta ajeno, que no es lo mismo que difícil: designa a una persona por mesa que lo haga una vez con ellos, en lugar de esperar que el cartel hable solo.

Y una parte de la familia no está. El enlace enviado al grupo familiar vale tanto como el código QR del sitio: los que no han podido ir ven cómo se llena el álbum, y quienes tienen fotos antiguas las suben también.

Los compañeros de trabajo

Para una cena o una convención de empresa, o para una despedida por jubilación, el problema es el contrario: todo el mundo sabe escanear, y nadie tiene claro si quiere subir nada. El móvil suele ser de empresa, y la pregunta de quién verá esas fotos, y hasta cuándo, es del todo legítima.

Respóndela antes de que te la hagan, en una frase dentro del correo de invitación: quién tiene el enlace, dónde se alojan las fotos, cuándo se cierra el álbum y cómo se retira una foto propia. Tus obligaciones como organizador están detalladas en fotos de evento y RGPD. Una recogida de empresa que no dice nada de todo esto se llena la mitad.

El grupo de amigos

Una despedida de soltera o de soltero, una inauguración de casa, un cumpleaños entre amigos: el público más fácil de hacer participar, y el más difícil de reunir. Todo el mundo comparte ya, pero en cuatro sitios a la vez: historias que se borran a las veinticuatro horas, dos grupos de chat, y alguien que no está en ninguno de los dos. Abre el álbum desde la primera noche. Con este público el asunto no es la participación, es la ventana de tiempo.

El público mezclado

Un cumpleaños grande, una boda, una fiesta de pueblo: cinturón y tirantes. El código QR en cada mesa, un aviso en voz alta al empezar la comida, y el enlace por mensaje después. Cada canal rescata a quienes se han escapado de los otros dos.

El momento adecuado: antes, durante, después

1. Antes. Abre el álbum cuando mandes las invitaciones y mete el enlace dentro. Así recuperas los preparativos, el viaje, la víspera: fotos que a nadie se le ocurre pedir nunca.
2. Durante. El código QR a la vista y, sobre todo, un aviso. Una frase del DJ o de quien hace el primer brindis hace más por la participación que cualquier cartel: un cartel mudo en medio de la decoración se mira como decoración.
3. Después. Un solo mensaje, con el enlace, en los dos o tres días siguientes: es el momento en que llegan las fotos del final de la noche. Y luego deja el álbum abierto dos semanas como mínimo, porque cerrarlo el lunes por la mañana cuesta la mitad de la cosecha.

En volumen, cuenta entre tres y cinco fotos por invitado que entra al juego. O sea que lo que hace un álbum pobre o completo no es el número de fotos que se hacen, es la parte de invitados que las sube. El cálculo entero está en cuántas fotos hace cada invitado: está planteado sobre una boda, pero la proporción se traslada igual.

Dónde poner el código, según el sitio

• Salón de banquetes: un caballete por mesa, más un formato grande en la entrada y otro en la barra. Las mesas hacen el grueso del trabajo: es el único rato en que la gente está sentada.
• Al aire libre, en un sitio aislado: a la sombra, un código QR a pleno sol se lee mal. Y prueba la cobertura desde ese punto exacto antes de imprimir nada.
• Convención o jornada de trabajo: en la diapositiva de apertura y en las acreditaciones. Nadie se levanta a escanear un cartel del fondo de la sala.
• En casa: la entrada y la nevera. Para una inauguración de casa o una baby shower, el enlace enviado con la invitación suele funcionar mejor que el cartel.

El formato y los textos tienen su propia página: acertar con el cartel del código QR, y el generador de carteles gratuito si quieres el PDF ahora mismo.

El mismo código, y no solo fotos

Detrás del código pegado en las mesas, el libro de firmas abre tres formas de dejar un mensaje: un texto de hasta mil caracteres, un mensaje de voz de hasta dos minutos, o un vídeo corto de hasta un minuto. Nada más que instalar, y sigue sin hacer falta cuenta: con el nombre basta para firmar. Lo que recoge es lo que nunca se dice. En casi todos los eventos hay una o dos personas que toman la palabra y otras treinta que no se atreven; alguien que jamás habría pedido el micrófono graba de buena gana cuarenta segundos desde su silla.

Un ajuste que conviene conocer antes del día: los mensajes pueden ser legibles solo para los organizadores, o para todo el que tenga acceso al álbum. Y el libro de firmas se cierra del todo si solo quieres fotos. El detalle está en la página del libro de firmas y en la guía del libro de firmas en foto y vídeo.

Lo que cuesta

Medley está en fase de prueba: fotos y vídeos ilimitados, en calidad original, con presentación En directo incluida, y sin ningún pago. El álbum se conserva al menos hasta el 31 de diciembre de 2026. El detalle está en la página de precios, y los demás métodos posibles se comparan sin complacencia en recuperar las fotos de los invitados.